Autónomo con empleados: las 7 obligaciones laborales que más se olvidan

Cuando un autónomo contrata a su primer empleado, el negocio cambia por completo. De repente hay nóminas, cotizaciones, prevención de riesgos, registro horario y convenio colectivo. Muchos autónomos cumplen con lo más visible (el contrato, la nómina) pero descuidan siete obligaciones que la Inspección de Trabajo comprueba habitualmente. Aquí las tienes.

El salto que muchos autónomos subestiman

Ser autónomo sin empleados es gestionable: cuotas a la Seguridad Social, declaraciones trimestrales, facturas. Cuando contratas a tu primer trabajador, el volumen de obligaciones se multiplica. No solo hay que hacer la nómina: hay que cumplir con la normativa laboral en todos sus aspectos, exactamente igual que si fueras una gran empresa.

La Inspección de Trabajo no hace distinciones por tamaño. Un autónomo con un solo empleado tiene las mismas obligaciones que una empresa de cien trabajadores en lo que respecta al registro horario, la prevención de riesgos o el cumplimiento del convenio colectivo.

Estas son las siete obligaciones que más se olvidan y que más sanciones generan.

Obligación 1: llevar el registro horario desde el primer día

Desde mayo de 2019, todas las empresas están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de sus trabajadores. Si tienes un solo empleado, tienes esta obligación. Si ese empleado trabaja un horario fijo que nunca varía, tienes esta obligación igualmente.

El registro tiene que recoger la hora de entrada y la hora de salida de cada día, estar a disposición del trabajador y conservarse durante cuatro años. Una hoja en papel que el trabajador firma al principio del mes no cumple este requisito.

Obligación 2: tener una evaluación de riesgos laborales

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales obliga a todas las empresas a tener una evaluación de los riesgos a los que están expuestos sus trabajadores, independientemente del número de empleados. Para autónomos con uno o dos empleados, la evaluación puede ser sencilla, pero tiene que existir y estar documentada.

Además, el trabajador tiene que recibir formación en prevención de riesgos laborales específica para su puesto antes de empezar a trabajar. Esta formación también debe documentarse.

La ausencia de evaluación de riesgos o de formación en PRL es una infracción grave que la Inspección detecta con frecuencia en empresas pequeñas.

Obligación 3: aplicar el convenio colectivo de tu sector

Como autónomo con empleados, estás sujeto al convenio colectivo de tu sector, aunque no seas miembro de ninguna asociación empresarial. El convenio puede establecer condiciones más favorables que el Estatuto de los Trabajadores en materia de salario, jornada, vacaciones o pagas extra.

El error más frecuente: firmar un contrato que paga el salario mínimo interprofesional sin comprobar que el convenio de aplicación no establece un salario mínimo superior. En muchos sectores (hostelería, comercio, construcción, limpieza), el salario mínimo de convenio supera al SMI.

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Obligación 4: dar de alta en la Seguridad Social antes de que el trabajador empiece

El alta en la Seguridad Social debe realizarse antes de que el trabajador comience a trabajar, no el mismo día ni después. Si el trabajador empieza un lunes, el alta tiene que estar hecha antes del lunes, aunque sea el domingo anterior.

Dar de alta al trabajador después de que haya empezado, aunque sea con un día de retraso, es una infracción. Si hay un accidente laboral mientras el trabajador no está dado de alta, las consecuencias económicas y penales para el autónomo pueden ser muy graves.

Obligación 5: hacer el contrato por escrito y entregarlo al trabajador

Desde la reforma laboral de 2021, todos los contratos de trabajo deben ser por escrito. Los contratos verbales ya no son válidos. Además, el trabajador tiene derecho a recibir una copia del contrato en el momento de la firma.

Otro punto que muchos autónomos olvidan: cuando se produce un cambio en las condiciones del contrato (cambio de jornada, de salario, de funciones), hay que documentarlo por escrito mediante un anexo o novación del contrato.

Obligación 6: pagar las cotizaciones de Seguridad Social en plazo

El ingreso de las cotizaciones del trabajador (tanto la parte del empleado como la de la empresa) debe realizarse dentro de los primeros 20 días del mes siguiente al que se devengan. Retrasar el pago genera recargos e intereses, y los retrasos reiterados pueden derivar en apremio.

Un error frecuente: los autónomos que llevan la gestión sin asesoría confunden la fecha límite de presentación del modelo con la fecha límite de ingreso. Son la misma fecha, pero hay que asegurarse de que el cargo bancario se produce antes del día 20.

Obligación 7: guardar toda la documentación durante cuatro años

La Inspección de Trabajo puede inspeccionar los últimos cuatro años en cualquier visita. Esto incluye contratos, nóminas, registros horarios, documentación de prevención de riesgos y cualquier comunicación relevante con el trabajador.

Muchos autónomos guardan los documentos del año en curso pero descartan los anteriores. Cuando llega una inspección o una reclamación laboral de un extrabajador, descubren que no tienen la documentación necesaria para defenderse.

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El registro horario es la obligación que más inspecciones desencadena y la más fácil de resolver con una herramienta adecuada. El resto de obligaciones (nóminas, cotizaciones, PRL) las gestiona mejor con una asesoría laboral especializada en autónomos.

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