Cómo calcular el coste real de un empleado para la empresa
El coste real de un empleado para la empresa es siempre mayor que el salario bruto que aparece en la nómina. A ese salario hay que añadir las cotizaciones…
El coste real de un empleado para la empresa es siempre mayor que el salario bruto que aparece en la nómina. A ese salario hay que añadir las cotizaciones sociales a cargo de la empresa, los beneficios en especie si los hay y los costes indirectos como formación, EPI o material. La regla aproximada es que el coste total supera al salario bruto en un 30-35% solo en cotizaciones.
Los componentes del coste laboral total
Para calcular el coste real de un trabajador hay que sumar:
- Salario bruto anual: incluye las 12 o 14 mensualidades, pagas extra y cualquier complemento fijo
- Cotizaciones sociales a cargo de la empresa
- Beneficios en especie: ticket restaurante, seguro médico, coche de empresa, teléfono…
- Costes de formación, EPI y material específico del puesto
Las cotizaciones sociales a cargo de la empresa: el gran coste oculto
Las cotizaciones a cargo de la empresa en 2026 son aproximadamente:
- Contingencias comunes: 23,60% de la base de cotización
- Desempleo: 5,50% (contrato indefinido) o 6,70% (contrato temporal)
- FOGASA: 0,20%
- Formación profesional: 0,60%
- Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: varía según la actividad (entre 1% y 6,70%)
- Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,58% (desde 2024)
En total, las cotizaciones de la empresa suponen aproximadamente un 30-32% sobre la base de cotización, dependiendo del sector y tipo de contrato.
Ejemplo práctico de cálculo
Un trabajador con salario bruto de 24.000 €/año (2.000 €/mes × 12 pagas):
- Base de cotización aproximada: 25.200 € (incluyendo la prorrata de vacaciones)
- Cotizaciones empresa (32%): ~8.064 €
- Coste laboral total solo en salario + SS: 24.000 + 8.064 = 32.064 €
A esto hay que añadir los beneficios en especie y los costes indirectos. En muchas empresas, el coste total real supera el salario bruto en un 40-45%.
Los costes indirectos que muchas pymes olvidan
- Formación obligatoria: la formación inicial y la formación en PRL tiene coste de horas y, en ocasiones, de proveedor externo
- EPI y ropa de trabajo: a cargo de la empresa cuando son necesarios
- Absentismo: las bajas de los primeros 15 días son a cargo de la empresa (60-75% del salario según el convenio)
- Costes de sustitución: si hay que cubrir una baja, hay que añadir el coste del interino
Por qué es útil calcularlo bien
Conocer el coste real de cada empleado permite tomar mejores decisiones: qué precio poner a los proyectos para cubrir costes, si es rentable contratar o externalizar, y cuánto margen real genera cada trabajador para el negocio.