Cómo calcular las horas extra: cuándo son obligatorias, cuánto se pagan y cómo registrarlas

Las horas extra son las horas trabajadas por encima de la jornada máxima pactada. Tienen un límite de 80 al año, deben pagarse con un recargo mínimo del 75 % sobre el salario ordinario o compensarse con descanso, y tienen que registrarse. No hacerlo es una de las infracciones más detectadas por la Inspección de Trabajo.

Qué son las horas extra y cuándo se generan

Las horas extraordinarias son aquellas que el trabajador realiza por encima de la jornada máxima fijada en el convenio colectivo o en su contrato de trabajo. No se generan cuando el trabajador llega diez minutos antes: se generan cuando supera el tope de jornada pactado.

El Estatuto de los Trabajadores establece una jornada máxima de 40 horas semanales de promedio en cómputo anual. Si el convenio fija una jornada inferior (por ejemplo, 37,5 horas), las horas extra se generan a partir de esa jornada inferior.

Hay que distinguir entre horas extra voluntarias y horas extra forzosas:

• Voluntarias: el trabajador puede negarse a realizarlas salvo que estén pactadas en contrato o convenio.
• Forzosas (de fuerza mayor): el trabajador está obligado a realizarlas cuando hay causas excepcionales urgentes (averías, accidentes, riesgo de pérdida de materiales). Estas no computan en el límite de 80 horas.

El límite de 80 horas extra al año

Ningún trabajador puede realizar más de 80 horas extra al año, salvo las de fuerza mayor. Este límite es por trabajador y por año natural, independientemente del número de empresas para las que trabaje.

Los trabajadores a tiempo parcial no pueden hacer horas extra ordinarias (salvo fuerza mayor). Lo que pueden hacer son «horas complementarias», que tienen un régimen distinto y deben estar pactadas expresamente en el contrato.

Superar el límite de 80 horas es una infracción grave de la empresa, independientemente de si el trabajador accedió voluntariamente.

Cómo se pagan las horas extra: la fórmula

El Estatuto de los Trabajadores establece que las horas extra deben compensarse con un recargo mínimo del 75 % sobre el valor de la hora ordinaria, o pueden compensarse con tiempo de descanso equivalente. El convenio colectivo puede mejorar esta compensación.

Fórmula para calcular el valor de la hora ordinaria:

Valor hora ordinaria = Salario bruto anual ÷ Horas anuales pactadas en convenio

Ejemplo: trabajador con 1.800 € brutos/mes, dos pagas extra de 1.800 €, jornada de 40 horas semanales (1.826 horas anuales):

• Salario bruto anual: (1.800 × 12) + (1.800 × 2) = 25.200 €
• Valor hora ordinaria: 25.200 ÷ 1.826 = 13,80 €/hora
• Valor hora extra (con recargo del 75 %): 13,80 × 1,75 = 24,15 €/hora

Si el convenio establece un porcentaje superior al 75 %, se aplica el del convenio. Si el convenio permite compensar con descanso, una hora extra equivale como mínimo a una hora y cuarto de descanso.

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Por qué la Inspección de Trabajo persigue las horas extra no registradas

Las horas extra no registradas son una de las infracciones más frecuentes y más fáciles de detectar para los inspectores de trabajo. El proceso es sencillo: el inspector compara el registro horario con las nóminas. Si el registro refleja que el trabajador ha hecho más horas de las que constan en nómina, hay infracción.

Además de la sanción por la infracción laboral, la empresa tendrá que pagar retroactivamente las horas no retribuidas y las cotizaciones sociales correspondientes que no se ingresaron.

Las empresas que no llevan registro horario tienen un problema adicional: si un trabajador reclama horas extra no pagadas, la carga de la prueba se invierte. Como la empresa no puede demostrar las horas que se trabajaron, los tribunales suelen dar la razón al trabajador.

Las horas extra y el teletrabajo: un punto ciego frecuente

El teletrabajo ha generado una nueva fuente de horas extra no registradas. Los trabajadores en casa que responden correos tarde, participan en reuniones fuera de su horario o trabajan más horas de las pactadas están generando horas extra que la empresa no registra ni paga.

La Inspección de Trabajo presta especial atención a este punto en las empresas con trabajadores remotos. Si tienes personas en teletrabajo, el sistema de registro horario tiene que funcionar igual de bien para ellos que para los que trabajan en la oficina.

HolaJefe: detecta las horas extra antes de que sean un problema

Con HolaJefe, el sistema calcula automáticamente las horas trabajadas de cada persona y las compara con la jornada pactada. Cuando alguien supera su jornada, ves la desviación en tiempo real. Puedes decidir si compensar con descanso o con pago, y queda registrado. Ninguna hora extra se queda sin contabilizar, y el informe mensual ya viene preparado para la nómina.

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