Cómo calcular el IRPF de la nómina de un empleado: retención y porcentajes
La retención de IRPF en la nómina la calcula la empresa en función del salario bruto anual del trabajador y su situación personal (estado civil, número de…
La retención de IRPF en la nómina la calcula la empresa en función del salario bruto anual del trabajador y su situación personal (estado civil, número de hijos, discapacidad, etc.). No hay un porcentaje fijo: cada empleado tiene una retención diferente. La Agencia Tributaria tiene un programa de cálculo de retenciones que la empresa puede usar gratuitamente.
Por qué la retención de IRPF varía de un empleado a otro
El IRPF es un impuesto progresivo y personal: cuanto más se gana, más se paga, y la situación familiar del contribuyente reduce el impuesto (mínimo personal, mínimo por descendientes). Por eso dos empleados con el mismo salario pueden tener retenciones muy diferentes si uno tiene hijos y el otro no, o si uno es soltero y el otro tiene a su cargo un familiar con discapacidad.
La empresa actúa como agente recaudador: retiene parte del salario del empleado cada mes e ingresa esa retención en Hacienda. Al presentar la declaración de IRPF en mayo, el trabajador regulariza su situación.
Cómo se calcula la retención: el proceso
El cálculo tiene varios pasos que la Agencia Tributaria lleva a cabo de forma automatizada en su programa:
- Base imponible: rendimiento neto del trabajo = salario bruto anual − cotizaciones del trabajador a la Seguridad Social − reducción por rendimientos del trabajo (art. 20 LIRPF)
- Mínimo personal y familiar: se resta el mínimo del contribuyente (5.550 €/año para menores de 65 años) y los mínimos por descendientes si los hay
- Cuota teórica: se aplica la escala de gravamen del IRPF al resultado
- Retención mensual: se divide la cuota anual entre 12
El modelo 145: el documento que el empleado entrega a la empresa
Para calcular la retención, la empresa necesita conocer la situación personal del trabajador. El trabajador la comunica a través del Modelo 145, un formulario de la AEAT donde indica su estado civil, número de hijos y otros datos relevantes. Si el trabajador no entrega el 145, la empresa aplica la retención máxima por defecto.
Si la situación del trabajador cambia (tiene un hijo, se casa, se divorcia), puede entregar un nuevo 145 para que la empresa recalcule la retención.
¿La empresa puede equivocarse en la retención?
Sí, y tiene consecuencias distintas según el error. Si la empresa retiene de más, el trabajador lo recuperará en la declaración de la renta. Si retiene de menos, el trabajador tendrá que pagar la diferencia en la declaración. La empresa, además, puede recibir sanciones de Hacienda si la retención es sistemáticamente insuficiente por error o negligencia.
La herramienta de cálculo de la AEAT
La AEAT pone a disposición de las empresas un programa gratuito de cálculo de retenciones en su sede electrónica. Es el método más seguro para calcular la retención correcta de cada empleado. Introduce el salario bruto anual, los datos del 145 y el programa te da el porcentaje exacto de retención.
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