Cómo hacer que mis empleados fichen: guía práctica para pymes y autónomos con personal
Desde mayo de 2019 es obligatorio registrar la jornada de todos los trabajadores, independientemente del tamaño de la empresa. No hay que instalar ninguna…
Desde mayo de 2019 es obligatorio registrar la jornada de todos los trabajadores, independientemente del tamaño de la empresa. No hay que instalar ninguna máquina específica: vale cualquier sistema que deje constancia de la hora de entrada y salida de cada empleado. Aquí tienes las opciones reales que tienen las pymes y los autónomos con personal.
¿Tengo obligación de hacer que mis empleados fichen?
Sí. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y estableció la obligación de registrar diariamente la jornada de todos los trabajadores por cuenta ajena. Afecta a todas las empresas, sin importar el número de empleados: desde el autónomo con una sola trabajadora hasta la gran empresa.
La Inspección de Trabajo puede pedir el registro en cualquier visita y sancionar a la empresa si no lo tiene. Las sanciones van de 626 euros para infracciones leves hasta más de 6.000 euros en los casos graves.
¿Qué debe incluir el registro horario?
El registro debe recoger, para cada trabajador y cada día:
- Hora de inicio de la jornada
- Hora de fin de la jornada
La ley no exige registrar los descansos intermedios, aunque algunos convenios sí lo piden. El registro debe conservarse durante 4 años y estar accesible para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
¿Hace falta una máquina de fichaje?
No. La ley no exige ningún sistema concreto. Lo que exige es que el sistema elegido garantice la fiabilidad e invariabilidad de los datos. Las opciones válidas son:
- App de fichaje en el móvil: el empleado ficha desde su smartphone con geolocalización opcional. Es la opción más cómoda para equipos en movilidad, obras, reparto o servicios.
- Terminal físico (reloj de fichar): un dispositivo con tarjeta, huella o PIN instalado en el centro de trabajo. Funciona bien en fábricas, talleres o locales con empleados fijos.
- Hoja de firmas en papel: técnicamente válida, pero genera mucho trabajo administrativo y es más difícil de mantener durante 4 años sin errores. No es recomendable.
- Excel o tabla: válida si los datos son inalterables (no modificables a posteriori), pero en la práctica es difícil de defender ante la ITSS porque cualquier Excel puede editarse.
Qué pasa si el empleado no quiere fichar
La obligación de registrar la jornada recae sobre la empresa, no sobre el trabajador. Si el trabajador se niega a fichar, la empresa puede considerar esa negativa como incumplimiento de sus obligaciones laborales y sancionarla disciplinariamente. Eso sí, primero hay que haberle informado del sistema y del procedimiento, preferiblemente por escrito.
Cómo empezar sin complicarse la vida
Para una pyme o un autónomo con personal, la solución más sencilla es una app de fichaje móvil. El empleado descarga la app, marca entrada y salida desde su teléfono, y el empresario tiene el registro centralizado y listo para exportar en caso de inspección. No hay hardware que instalar ni mantenimiento que gestionar.
HolaJefe funciona así: los empleados fichan con el móvil (con o sin geolocalización, como prefieras), y el sistema guarda el registro de forma automática. Puedes exportarlo en cualquier momento y está disponible para la Inspección si la necesitas.
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