Despedir por No Fichar: Guía Legal 2026 para PYMES

El control horario es una de esas obligaciones que, a primera vista, pueden parecer un mero trámite administrativo. Sin embargo, su cumplimiento es crucial tanto para la empresa como para el trabajador. Cuando un empleado ignora de forma repetida esta obligación, surgen dudas legítimas: ¿hasta dónde puede llegar la empresa? ¿Es el despido una medida legalmente justificada?

Sí, un trabajador puede ser despedido por no fichar reiteradamente, siempre que la empresa haya establecido claramente la obligación, haya advertido al empleado y este persista en su incumplimiento, pudiendo considerarse una transgresión de la buena fe contractual o desobediencia.

El Marco Legal del Control Horario en España

Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus empleados. Esta obligación, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. El objetivo principal de esta normativa es garantizar el cumplimiento de los límites de la jornada, controlar las horas extraordinarias y ofrecer un marco de seguridad jurídica para ambas partes, además de facilitar el control por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Este registro debe incluir la hora concreta de inicio y fin de la jornada de trabajo de cada empleado, y debe conservarse durante al menos cuatro años, estando a disposición tanto de los trabajadores como de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Ignorar esta obligación por parte de la empresa puede acarrear sanciones significativas, que en 2026 pueden oscilar entre los 60 euros y los 187.515 euros, dependiendo de la gravedad y la reiteración del incumplimiento.

Además, es importante destacar que la normativa futura, prevista para 2026 o 2027, apunta hacia un registro horario digital obligatorio, más robusto y con acceso remoto para la Inspección de Trabajo, lo que eliminará la validez de métodos manuales o poco fiables como el papel o el Excel. Esto significa que, si bien la empresa es la responsable de implementar el sistema, el trabajador tiene el deber de utilizarlo diligentemente, según el artículo 5 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cuándo el "No Fichar" es una Falta Sancionable y Qué Gravedad Implica?

La negativa o el olvido reiterado de fichar por parte de un trabajador no es un asunto menor. Aunque un despido "sorpresivo" sin advertencias previas es poco probable que sea procedente, la jurisprudencia reciente, como la del Tribunal Superior de Justicia de Galicia, ha avalado despidos disciplinarios por la negativa reiterada a registrar la jornada. La clave reside en la reiteración y en la actitud del trabajador. No es lo mismo un olvido puntual que una conducta sistemática y consciente de no registrar la jornada, especialmente después de haber sido advertido o incluso sancionado previamente por la empresa.

Este comportamiento puede ser calificado como una transgresión de la buena fe contractual o un acto de desobediencia, faltas que el Estatuto de los Trabajadores contempla como motivos de despido disciplinario (art. 54.2.a y 54.2.d). La empresa debe tener una política clara y comunicada sobre el registro de jornada, especificando cómo y cuándo fichar. Si un empleado ignora estas instrucciones repetidamente, a pesar de las amonestaciones, se está incumpliendo una obligación laboral fundamental. La gravedad de la falta también puede venir determinada por el convenio colectivo aplicable, que suele tipificar estas conductas como faltas graves o muy graves, justificando las sanciones más severas.

El Proceso Sancionador y el Despido Disciplinario por No Fichar

Antes de llegar al despido, la empresa debe seguir un proceso sancionador gradual y documentado. Si un trabajador no ficha reiteradamente, el primer paso suele ser una amonestación verbal, seguida de una advertencia por escrito. Si la conducta persiste, pueden aplicarse sanciones disciplinarias de menor calado, como suspensiones de empleo y sueldo. Es fundamental que la empresa registre todas estas incidencias y comunicaciones, ya que servirán como prueba de la reiteración y la mala fe del trabajador en caso de un despido. La jurisprudencia, como la del TSJ de Galicia, ha ratificado despidos en casos donde el empleado ya había sido avisado y sancionado por no fichar, y aun así continuó con el incumplimiento.

El despido disciplinario es la sanción más grave y se reserva para faltas muy graves. Para que sea procedente por no fichar, la empresa debe demostrar: la existencia de la obligación de fichar, el conocimiento de esta obligación por parte del trabajador, la reiteración del incumplimiento, y que se han realizado advertencias o sanciones previas sin éxito. Un despido sin un historial de incumplimientos documentado y sanciones previas podría ser declarado improcedente por un juez. Por ello, la trazabilidad y la documentación son elementos críticos en este proceso.

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Los Peligros de la Gestión Manual del Control Horario (Excel/Papel)

Gestionar el control horario de forma manual, ya sea con hojas de papel o archivos de Excel, presenta riesgos considerables que pueden agravar la situación ante el incumplimiento de un trabajador y, lo que es peor, ante una Inspección de Trabajo. La principal desventaja es la dificultad para probar la veracidad y la inalterabilidad de los registros. Un Excel es "volátil" y fácilmente manipulable; un inspector puede solicitar el historial de modificaciones del archivo, y si detecta que todos los registros de un mes se crearon el mismo día a la misma hora, se romperá la presunción de veracidad, llevando a multas por falsedad documental.

Además, los sistemas manuales son propensos a errores humanos, pérdidas de datos y carecen de la trazabilidad necesaria para demostrar la reiteración de un incumplimiento por parte de un trabajador. ¿Cómo demostrar que un empleado no fichó durante siete días seguidos si los registros se han perdido o no están debidamente organizados y firmados? La Inspección de Trabajo de 2026, con herramientas de Inteligencia Artificial y Big Data, puede detectar anomalías en los registros incluso antes de pisar la oficina, exigiendo que el registro sea objetivo, fiable y accesible. La falta de un sistema digital que garantice la integridad de los datos puede llevar a sanciones graves, que van desde los 60 euros hasta más de 187.000 euros en casos muy graves.

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Para una gestión integral de otras faltas y el marco legal aplicable, consulte nuestra guía sobre sanciones disciplinarias.