El trabajador me pide ver su expediente laboral: tengo que dárselo
El trabajador tiene derecho a acceder a la información que le concierne directamente en su relación laboral: sus nóminas, contratos, sanciones y la…
El trabajador tiene derecho a acceder a la información que le concierne directamente en su relación laboral: sus nóminas, contratos, sanciones y la documentación de su expediente personal. Este derecho deriva del derecho de acceso a los datos personales reconocido en el RGPD y en la LOPDGDD. La empresa debe proporcionar esta información sin coste adicional y en un plazo máximo de 1 mes.
Qué documentos tiene derecho a ver el trabajador
El trabajador puede solicitar acceso a:
- Sus contratos de trabajo y sus anexos o modificaciones
- Sus nóminas históricas
- Los documentos de cotización a la Seguridad Social que le afectan (TC2, vida laboral…
- Las sanciones que le han sido impuestas
- Las evaluaciones de desempeño que obren en su expediente
- Cualquier otro documento que contenga datos personales suyos en poder de la empresa
El derecho de acceso bajo el RGPD
El artículo 15 del RGPD reconoce el derecho de acceso del interesado a sus datos personales. Esto incluye no solo los datos en sí, sino también información sobre qué datos tiene la empresa, con qué finalidad los trata, cuánto tiempo los conserva y si los comunica a terceros.
La empresa tiene un plazo máximo de 1 mes para responder a la solicitud. Si la solicitud es especialmente compleja, puede prorrogar 2 meses más, comunicándolo al trabajador dentro del primer mes.
Qué puede no dar la empresa
La empresa puede denegar o limitar el acceso a:
- Documentos que contengan datos de terceros (compañeros, clientes) cuya revelación vulneraría su intimidad
- Información protegida por secreto empresarial
- Información cuya revelación podría perjudicar una investigación interna en curso
En cualquier caso, la denegación debe ser motivada y el trabajador puede reclamar ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).
El expediente disciplinario y el derecho de defensa
Si la empresa está tramitando un expediente disciplinario, el trabajador tiene derecho a acceder a la documentación que fundamenta los cargos que se le imputan, para poder ejercer su derecho de defensa. Este derecho se ejerce en el marco del propio procedimiento disciplinario, antes de que se dicte la sanción.
Cómo responder a una solicitud de acceso
La empresa debe designar un punto de contacto para este tipo de solicitudes (en muchas pymes, el propio responsable de RRHH o la asesoría laboral). La respuesta debe entregarse en formato legible, con copia de los documentos solicitados, sin cobrar nada al trabajador.
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