Inspección de Trabajo: 10 Preguntas Clave para 2026

Enfrentarse a una Inspección de Trabajo puede generar incertidumbre, pero estar preparado es tu mejor defensa. Conocer las preguntas clave y la documentación necesaria te permitirá cumplir la ley con tranquilidad y evitar sorpresas desagradables. Este artículo te guiará a través de los puntos más críticos que revisa la Inspección, ofreciéndote claridad y soluciones prácticas para tu PYME.

Entendiendo la Inspección de Trabajo: ¿Qué es y por qué te visita?

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es un organismo fundamental en España, cuya misión principal es velar por el cumplimiento de la normativa laboral, de prevención de riesgos y de Seguridad Social en las empresas. Su objetivo no es únicamente sancionar, sino también asesorar y garantizar que los derechos de los trabajadores se respeten y que las empresas operen dentro del marco legal vigente. Una visita de la Inspección no siempre se debe a una denuncia específica; puede ser el resultado de campañas sectoriales, cruce de datos masivos (Big Data) e incluso el uso de Inteligencia Artificial para detectar anomalías. Por ejemplo, en 2019, tras la entrada en vigor del registro horario, se abrieron 500 expedientes, de los cuales 107 resultaron en sanción, muchos de ellos por denuncias concretas, aunque se esperaban campañas más amplias. Estar preparado es crucial para evitar que una visita rutinaria se convierta en un problema. La ITSS busca transparencia y cumplimiento, y la proactividad en la gestión de tus obligaciones laborales es tu mejor aliada.

La documentación clave que siempre revisan

Antes de profundizar en las preguntas, es vital comprender que la Inspección de Trabajo siempre solicitará una serie de documentos esenciales. Aunque el famoso Libro de Visitas físico ya no es obligatorio en su formato tradicional, su ausencia puede ser un problema si no se ha notificado un sistema electrónico. Lo que sí es ineludible es tener a mano y en regla toda la documentación relativa a tus trabajadores y a la actividad de tu empresa. Esto incluye los contratos de trabajo de toda la plantilla, debidamente firmados y comunicados; las nóminas de los últimos años (generalmente los cuatro anteriores); los modelos TC2 de cotización a la Seguridad Social; y los partes de alta y baja de los empleados. La clave reside en la accesibilidad y la veracidad de esta información. Cualquier discrepancia o falta de documentación puede levantar sospechas y derivar en un requerimiento o, en el peor de los casos, en una sanción. Para una PYME, tener esta información centralizada y digitalmente accesible no solo facilita la gestión diaria, sino que agiliza cualquier proceso de inspección, demostrando una organización impecable.

Pregunta 1: «¿Tiene su empresa un sistema de registro de jornada?»

Esta es, sin duda, la pregunta estrella de cualquier Inspección de Trabajo desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. La ley exige a todas las empresas, sin importar su tamaño o sector, llevar un registro diario de la jornada laboral de todos sus empleados. Este registro debe incluir la hora concreta de inicio y finalización de la jornada, así como las pausas y descansos que no se computen como tiempo de trabajo efectivo. Su objetivo principal es garantizar el cumplimiento de los horarios, prevenir abusos en las horas extraordinarias y dar seguridad jurídica a ambas partes.

El problema surge cuando las empresas aún confían en métodos manuales como hojas de Excel o registros en papel. La Inspección de Trabajo de 2026 está utilizando herramientas avanzadas como la Inteligencia Artificial y el cruce de Big Data para detectar anomalías, incluso antes de pisar tu oficina. Un Excel es «volátil», puede ser alterado y no garantiza la inmutabilidad de los datos, lo que puede llevar a una multa por falsedad documental si se detectan modificaciones sospechosas. No tener un registro o tener uno deficiente puede acarrear multas leves de entre 751 € y 7.500 € en 2025, o incluso de 1.000 a 10.000 euros por cada trabajador afectado en 2026, si la normativa propuesta se convalida. La ausencia de un registro horario, además, puede presumir que el contrato a tiempo parcial es, en realidad, a jornada completa, lo que implica más costes y riesgos legales.

La solución pasa por un sistema de control horario que sea objetivo, fiable y accesible. Esto significa que los datos deben basarse en hechos, no poder alterarse a posteriori sin dejar rastro y estar disponibles de inmediato para trabajadores, representantes e inspectores.

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Pregunta 2: «¿Cómo se gestionan las horas extraordinarias en su empresa?»

Directamente ligada al registro de jornada, esta pregunta busca verificar si las horas extraordinarias se gestionan de forma legal y transparente. El Estatuto de los Trabajadores establece que las horas extras deben ser voluntarias (salvo pacto en convenio o contrato), compensadas económicamente o con tiempo de descanso, y que existe un límite de 80 horas extraordinarias anuales por trabajador (artículo 35 del Estatuto de los Trabajadores). La Inspección querrá ver no solo el registro de las horas ordinarias, sino también un desglose claro de las horas extraordinarias realizadas, su compensación y el consentimiento del trabajador.

El incumplimiento en esta área puede ser considerado una infracción grave. No pagar o no informar las horas extraordinarias trabajadas puede llevar a multas que oscilan entre 625 y 6.250 euros. En casos de infracciones muy graves, como el impago reiterado o la realización de horas extras por menores de 18 años, las sanciones pueden dispararse hasta los 187.515 euros. Es fundamental que tu sistema de control horario no solo registre la entrada y salida, sino que también permita una gestión diferenciada y justificada de las horas extras, asegurando que se respetan los límites legales y se compensan adecuadamente. Un software de control horario te permite generar informes detallados y auditables, facilitando la demostración del cumplimiento ante cualquier requerimiento.

Pregunta 3: «¿Tienen sus trabajadores contratos adecuados a sus funciones y jornadas?»

La Inspección de Trabajo pone un énfasis considerable en la correcta formalización de los contratos de trabajo y su correspondencia con la realidad de las funciones y jornadas desempeñadas. Esta pregunta busca detectar posibles fraudes en la contratación, especialmente en lo que respecta a la temporalidad y las jornadas a tiempo parcial. La reforma laboral, con el Real Decreto-ley 32/2021, ha endurecido las condiciones para los contratos de duración determinada, buscando reducir la precariedad laboral. Un contrato temporal solo es legal si se basa en una causa objetiva, real y transitoria, no pudiendo encubrir una necesidad estructural o permanente de la empresa.

Si la Inspección detecta un contrato temporal en fraude de ley, las consecuencias pueden ser severas. La multa puede oscilar entre 751 y 7.500 euros por cada contrato fraudulento. Además, el contrato se considerará indefinido, con todas las implicaciones que esto conlleva para la empresa, incluyendo posibles demandas por despido improcedente si se intenta finalizar la relación laboral como si fuera temporal. Para las jornadas a tiempo parcial, se verificará que las horas complementarias se ajusten a lo pactado y que el registro horario refleje fielmente la jornada acordada. Un registro de jornada ineficaz en un contrato a tiempo parcial puede llevar a que se presuma que el contrato es a jornada completa, con el consiguiente pago de salarios y cotizaciones atrasadas. Es esencial revisar periódicamente los contratos de tu plantilla para asegurar que se ajustan a la legalidad y a la realidad de sus puestos.

Pregunta 4: «¿Cuál es el convenio colectivo aplicable y cómo se cumple?»

Conocer y aplicar correctamente el convenio colectivo de tu sector es una obligación ineludible para cualquier empresa. La Inspección de Trabajo preguntará sobre el convenio colectivo aplicable a tu actividad y cómo se están cumpliendo sus disposiciones. Los convenios colectivos establecen condiciones laborales específicas que pueden mejorar las recogidas en el Estatuto de los Trabajadores, como salarios mínimos por categoría profesional, jornadas, horarios, licencias, permisos retribuidos, y regulaciones sobre vacaciones.

No aplicar el convenio colectivo correcto o incumplir sus cláusulas puede acarrear importantes sanciones. Por ejemplo, asignar condiciones de trabajo inferiores a las establecidas en el convenio es una infracción grave. Las multas por infracciones graves pueden oscilar entre 625 y 6.250 euros, y en casos de infracciones muy graves, donde se vulneran derechos fundamentales o se reiteran los incumplimientos, las sanciones pueden alcanzar hasta los 187.515 euros. La Inspección revisará las nóminas, los contratos y los registros de jornada para asegurar que los salarios, categorías profesionales y demás condiciones se corresponden con lo estipulado en el convenio. Un buen gestor de nóminas y un software de RRHH te permiten tener esta información actualizada y accesible, evitando errores y garantizando el cumplimiento.

Pregunta 5: «¿Cómo se gestionan las vacaciones y permisos de su plantilla?»

Las vacaciones y los permisos son derechos fundamentales de los trabajadores, y la Inspección de Trabajo verifica su correcta gestión. Según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, los empleados tienen derecho a un mínimo de 30 días naturales de vacaciones al año, no sustituibles por compensación económica, salvo en caso de finalización de contrato. El periodo de disfrute debe acordarse entre la empresa y el trabajador, y este debe conocer las fechas con al menos dos meses de antelación.

La Inspección querrá ver el calendario vacacional de la empresa, los acuerdos individuales de vacaciones y cómo se registran los días disfrutados. También se interesará por la gestión de permisos retribuidos (por matrimonio, nacimiento, fallecimiento de familiar, mudanza, etc.), asegurándose de que se conceden según lo estipulado en el Estatuto de los Trabajadores o el convenio colectivo aplicable. Un error común es la acumulación de vacaciones sin justificación o el intento de compensarlas económicamente sin que haya una extinción contractual, lo cual está prohibido. La falta de una planificación clara o el incumplimiento de los plazos de comunicación pueden generar conflictos y ser objeto de requerimientos por parte de la Inspección. Un software de gestión de vacaciones y ausencias simplifica enormemente este proceso, garantizando el cumplimiento y la transparencia.

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Pregunta 6: «¿Dispone su empresa de un Plan de Prevención de Riesgos Laborales?»

La Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) es la base del marco normativo español en seguridad y salud en el trabajo. La Inspección de Trabajo se asegurará de que tu empresa cumple con esta obligación fundamental. Esto implica tener un Plan de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) documentado, que incluya la evaluación de riesgos de cada puesto de trabajo, la planificación preventiva, la formación e información a los trabajadores sobre los riesgos específicos y las medidas para evitarlos. Además, se verificará la designación de un servicio de prevención (propio, ajeno o mancomunado) y la realización de reconocimientos médicos periódicos (si son obligatorios o consentidos).

La ausencia o deficiencia de un Plan de PRL es considerada una infracción grave o muy grave, con multas que pueden ir desde los 2.046 € hasta los 819.780 € en los casos más extremos, según la gravedad y el número de trabajadores afectados. La Inspección también puede solicitar la documentación asociada, como las evaluaciones de riesgo, las auditorías del sistema de gestión de PRL (si aplica) y los registros de formación. En 2026, la Inspección sigue muy atenta a la seguridad y salud, y el incumplimiento puede tener un impacto significativo tanto en la salud de los trabajadores como en la economía de la empresa.

Pregunta 7: «¿Cómo informa a sus trabajadores sobre sus derechos y obligaciones?»

La transparencia y la comunicación interna son aspectos que la Inspección de Trabajo valora y revisa. Esta pregunta busca confirmar que los trabajadores están debidamente informados sobre sus condiciones laborales, derechos y obligaciones. Esto incluye la entrega del contrato de trabajo y sus copias básicas, la información sobre el convenio colectivo aplicable, las políticas internas de la empresa, y cualquier otra normativa relevante.

La Inspección puede preguntar a los trabajadores directamente si han recibido la información necesaria. Además, si la empresa cuenta con representación legal de los trabajadores (delegados de personal o comité de empresa), se verificará que se les facilita la información pertinente, como los registros horarios, para que puedan desempeñar su función de control y supervisión. No proporcionar esta información o hacerlo de forma incompleta puede ser considerado una infracción leve o grave, dependiendo del impacto en los derechos de los trabajadores. Una comunicación clara y efectiva no solo te protege ante la Inspección, sino que fomenta un ambiente laboral de confianza y evita malentendidos.

Pregunta 8: «¿Ha habido alguna modificación sustancial de condiciones de trabajo?»

Las modificaciones sustanciales de las condiciones de trabajo (MSCT) son cambios significativos que afectan a aspectos como el salario, la jornada, el horario, el sistema de trabajo o las funciones. El Estatuto de los Trabajadores (artículo 41) establece un procedimiento específico para llevar a cabo estas modificaciones, que incluye un periodo de consultas con los trabajadores o sus representantes. La Inspección de Trabajo preguntará si se han realizado MSCT y, en caso afirmativo, solicitará la documentación que acredite que se ha seguido el procedimiento legalmente establecido.

No respetar el procedimiento para las MSCT puede invalidar la modificación y exponer a la empresa a reclamaciones por parte de los trabajadores, que podrían solicitar la reversión de la medida e incluso indemnizaciones. Además, la Inspección podría considerar una infracción grave el incumplimiento de las formalidades o la ausencia de justificación para dichas modificaciones. Mantener un registro de cualquier cambio en las condiciones laborales, con la documentación de los acuerdos o consultas pertinentes, es fundamental para demostrar el cumplimiento.

Pregunta 9: «¿Cómo se gestionan los despidos y las finalizaciones de contrato?»

La Inspección de Trabajo prestará especial atención a los procesos de extinción de contratos, ya sean despidos (objetivos, disciplinarios) o finalizaciones de contratos temporales. Se verificará que las causas alegadas son reales y justificadas, que se han respetado los plazos de preaviso, las formalidades (como la carta de despido) y el cálculo correcto de las indemnizaciones y finiquitos.

Un despido improcedente o nulo, o la falta de justificación en la finalización de un contrato temporal, puede acarrear graves consecuencias para la empresa, incluyendo la readmisión del trabajador, el pago de salarios de tramitación y elevadas indemnizaciones. La Inspección puede considerar estas prácticas como infracciones graves o muy graves, con multas que pueden oscilar entre 7.501 y 225.018 euros en los casos más severos de fraude o vulneración de derechos. Es crucial contar con un asesoramiento legal adecuado en estos procesos y documentar cada paso para evitar riesgos.

Pregunta 10: «¿Qué medidas toma su empresa contra el acoso laboral o sexual?»

La prevención del acoso laboral y sexual es una obligación legal para todas las empresas en España, independientemente de su tamaño. Esta obligación se deriva de la Ley Orgánica 3/2007 para la igualdad efectiva de mujeres y hombres, reforzada por la Ley Orgánica 10/2022 (Ley del «Solo sí es sí»). La Inspección de Trabajo querrá saber si tu empresa dispone de un protocolo de prevención y actuación frente al acoso laboral y sexual, cómo se ha implementado y si se ha informado a la plantilla sobre el mismo.

El protocolo debe establecer medidas preventivas, canales de denuncia confidenciales y un procedimiento claro para investigar y resolver los casos de acoso. La ausencia de este protocolo, o su implementación deficiente, puede ser considerada una infracción grave o muy grave. Las multas por no contar con un protocolo de acoso laboral pueden ir desde 7.501 hasta 225.018 euros, dependiendo de la gravedad y la reiteración. Además de las sanciones económicas, el daño reputacional y el impacto en el clima laboral pueden ser devastadores. Es fundamental tener este protocolo actualizado, divulgado y que se aplique de manera efectiva.

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Después de repasar las 10 preguntas más frecuentes, queda claro que llevar la gestión de tu equipo con métodos manuales como Excel o papel es un riesgo innecesario. Los tiempos han cambiado, y la Inspección de Trabajo de 2026 está más equipada que nunca para detectar irregularidades, con sanciones que pueden alcanzar cifras astronómicas por incumplimientos en el control horario, contratos o prevención de riesgos. La complejidad de la normativa y la necesidad de tener la información actualizada, accesible y a prueba de manipulaciones, hacen que las soluciones tradicionales sean un verdadero quebradero de cabeza.

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