Qué pasa si la Inspección de Trabajo me pilla sin el registro horario: multas reales 2026

No llevar el registro horario es una infracción grave según la LISOS. Las multas van de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo y la Inspección puede levantar acta en la misma visita. En 2026, con las campañas de control en máximos, el riesgo de recibir una visita es más alto que nunca. Aquí tienes todo lo que puede pasarte y cómo evitarlo.

La obligación que muchas PYMES siguen ignorando

Desde mayo de 2019, todas las empresas de España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada laboral de sus trabajadores. No importa el tamaño de la empresa: una empresa de dos personas tiene la misma obligación que una de doscientas. No importa si los trabajadores hacen siempre el mismo horario o si trabajan desde casa. La obligación existe, y la Inspección de Trabajo la comprueba sistemáticamente.

A pesar de llevar años vigente, el incumplimiento sigue siendo masivo. Según datos de la ITSS, el registro horario sigue siendo una de las infracciones más detectadas en las campañas de control. Muchas empresas lo llevan de forma deficiente (hojas en papel que todo el mundo firma igual, Excel que nadie actualiza) o directamente no lo llevan.

Si eres de los que todavía no tienen un sistema en condiciones, lo que viene a continuación te interesa especialmente.

Qué considera la ley un incumplimiento del registro horario

No llevar el registro horario es el incumplimiento más obvio, pero no el único. La ITSS considera que hay infracción en los siguientes casos:

• No llevar ningún registro de la jornada de los trabajadores.
• Llevar un registro incompleto que no recoja hora de entrada, hora de salida y pausas.
• No conservar los registros durante cuatro años, a disposición de los trabajadores y la Inspección.
• No facilitar el acceso a los representantes de los trabajadores cuando lo soliciten.
• Registrar horas que no se corresponden con la realidad: esto es especialmente grave porque puede derivar en cargos por falsedad documental.
• No registrar a algunos trabajadores (los que teletrabajan, los de obra, los contratados a tiempo parcial).

Tener una hoja de papel que todo el mundo firma a la misma hora, o un Excel que el encargado rellena de memoria a final de mes, no cumple con la obligación. La Inspección sabe reconocer un registro ficticio.

Las multas concretas: cuánto puede costarte

El incumplimiento del registro horario está tipificado como infracción grave en el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las sanciones son:

• Grado mínimo: de 751 a 1.500 euros.
• Grado medio: de 1.501 a 3.750 euros.
• Grado máximo: de 3.751 a 7.500 euros.

El grado lo determina el inspector en función de la negligencia o intencionalidad de la empresa, el número de trabajadores afectados, si hay reincidencia y las consecuencias para los trabajadores.

Si la empresa tiene varios centros de trabajo, la multa puede multiplicarse por centro. Si hay trabajadores cuyas horas extra no están registradas ni compensadas, la infracción se suma a otras: impago de horas, no cotización de horas extra, etc. Una visita puede terminar con varias actas simultáneas.

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Cómo funciona el proceso: desde la visita hasta el pago

Una visita de la Inspección de Trabajo en relación con el registro horario suele seguir este proceso:

1. La visita: el inspector se persona en el centro de trabajo (o solicita la documentación de forma telemática) y pide los registros horarios de los últimos cuatro años.
2. El acta de infracción: si detecta incumplimientos, levanta un acta de infracción en la que describe el hecho, lo tipifica y propone una sanción.
3. El plazo de alegaciones: la empresa tiene 15 días hábiles para presentar alegaciones y documentación que justifique su situación.
4. La resolución: la autoridad laboral competente (la Comunidad Autónoma, en la mayoría de los casos) resuelve: puede mantener la sanción, reducirla o anularla.
5. El recurso: si no estás de acuerdo con la resolución, puedes recurrir en vía administrativa y, posteriormente, en vía contencioso-administrativa.

En la mayoría de los casos de infracción grave sin agravantes, las empresas que presentan alegaciones bien fundamentadas y demuestran que han regularizado la situación consiguen una reducción de la sanción o incluso su anulación. Pero para eso necesitas documentación real, no improvisación.

Qué no sirve como defensa

Hay argumentos que muchos empresarios intentan usar y que la Inspección rechaza sistemáticamente:

• «Mis trabajadores siempre hacen el mismo horario»: da igual. La obligación de registrar existe aunque el horario sea fijo y todos lo conozcan.
• «No sabía que era obligatorio»: la ley lleva vigente desde 2019. El desconocimiento no exime de la sanción.
• «Tengo la confianza de mis trabajadores»: la ITSS no evalúa la confianza. Evalúa el cumplimiento de la norma.
• «Es una empresa pequeña, ¿cómo me van a visitar?»: los inspectores visitan empresas de todos los tamaños, y las PYME con pocos trabajadores son objetivo frecuente precisamente porque suelen tener menos estructura de cumplimiento.

Lo que sí puede reducir o eliminar la sanción

Si recibes un acta de infracción, estas circunstancias pueden jugar a tu favor en las alegaciones:

• Que hayas implantado un sistema de registro antes o durante el proceso inspector (demuestra buena fe).
• Que sea la primera infracción y no haya reincidencia.
• Que el número de trabajadores afectados sea pequeño.
• Que el incumplimiento fuera de buena fe y no hubiera intención de evitar el control de la jornada.

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La solución más sencilla es implantar un sistema de fichaje digital antes de que llegue la inspección, no después. Con HolaJefe, tus trabajadores fichan desde el móvil o desde un dispositivo compartido. El sistema registra automáticamente la hora de entrada, la hora de salida y las pausas. Los datos se almacenan en la nube, accesibles en cualquier momento, y puedes exportarlos en segundos si un inspector te los pide.

No hay formularios en papel, no hay hojas de Excel que mantener, y no hay manera de que el registro quede incompleto sin que el sistema te avise. La implantación tarda menos de una tarde y el coste es muy inferior a cualquier multa.

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