Prescripción Infracciones Trabajo: Guía Definitiva 2026

Las infracciones laborales en España, lejos de ser un tema menor, representan un riesgo considerable para cualquier PYME o autónomo con empleados. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) vela por el cumplimiento de la normativa, y conocer cuándo prescriben estas infracciones es crucial para la seguridad jurídica de tu negocio. No se trata solo de evitar multas, sino de entender la importancia de una gestión de RRHH impecable y, sobre todo, actualizada.

La prescripción de infracciones laborales: Un concepto clave para PYMES

La prescripción es un mecanismo legal que establece un plazo determinado para que la Administración (en este caso, la Inspección de Trabajo) pueda ejercer su potestad sancionadora. Una vez transcurrido este plazo, sin que se hayan realizado las acciones necesarias para interrumpirlo, la infracción ya no podrá ser sancionada. Para los dueños de PYMES y responsables de RRHH, comprender este concepto es fundamental, ya que ofrece una capa de seguridad jurídica y les permite actuar con diligencia ante posibles incumplimientos. Sin embargo, no debe interpretarse como una invitación a la pasividad, sino como un recordatorio de la necesidad de mantener todo en regla.

La Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, es la normativa principal que regula estas infracciones y sus correspondientes sanciones en España. Esta ley clasifica las infracciones según su gravedad y establece los plazos de prescripción específicos para cada una, diferenciando entre distintas materias laborales, de Seguridad Social, prevención de riesgos, etc.

Plazos generales de prescripción de infracciones laborales

La LISOS establece plazos de prescripción que varían en función de la gravedad y la materia de la infracción. Es vital conocerlos para saber a qué atenerse:

• Infracciones leves: Con carácter general, las infracciones leves prescriben a los tres años desde la fecha en que se cometió la infracción. Un ejemplo de infracción leve podría ser no informar a los empleados sobre sus condiciones laborales o no poner a su disposición los informes de su registro horario.
• Infracciones graves: También prescriben a los tres años, a contar desde la fecha de la infracción. Entre las infracciones graves se encuentran la transgresión de la normativa sobre jornada, horas extraordinarias, descansos, vacaciones, permisos, y, muy importante, el registro de jornada. No formalizar por escrito el contrato de trabajo cuando es exigible también se considera una infracción grave. Las multas por infracciones graves pueden oscilar entre 751 y 7.500 euros.
• Infracciones muy graves: Al igual que las anteriores, prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción. Estas son las más serias y pueden acarrear multas que van desde los 7.501 hasta más de 225.000 euros en casos excepcionales. Un ejemplo sería la manipulación o falsificación de datos en el registro horario.

Es crucial destacar que, en materia de Seguridad Social, las infracciones prescriben a los cuatro años. Para las infracciones relacionadas con prevención de riesgos laborales, los plazos son diferentes: las leves prescriben al año, las graves a los tres años y las muy graves a los cinco años. El cómputo del plazo de prescripción se inicia el día en que se comete la infracción. Si la infracción es continuada, el plazo empieza a contar cuando cesa la acción infractora.

El control horario y su prescripción: Un caso particular

La obligación del registro diario de jornada, establecida por el Real Decreto-ley 8/2019 desde el 12 de mayo de 2019, es un punto de inspección recurrente y crítico para las empresas. El incumplimiento de esta normativa se considera, en la mayoría de los casos, una infracción grave. Esto incluye no tener registro horario, tenerlo de forma incorrecta, o no conservar los registros durante los cuatro años obligatorios.

Dado que las infracciones relacionadas con el control horario suelen ser consideradas graves, su plazo de prescripción general es de tres años. Sin embargo, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) está equipada con herramientas avanzadas, incluyendo Inteligencia Artificial y Big Data, para detectar anomalías, lo que reduce la probabilidad de que una infracción prescriba sin ser detectada. Es fundamental que los registros sean objetivos, fiables y accesibles, y que se conserven durante al menos cuatro años.

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¿Qué interrumpe la prescripción de una infracción?

La prescripción no es un camino lineal; existen acciones que pueden interrumpir el plazo y hacer que este se reinicie. Para las infracciones laborales, la prescripción se interrumpe por cualquiera de las causas admitidas en Derecho. Específicamente, se interrumpe por:

• Acta de infracción debidamente notificada, requerimiento u orden de paralización por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
• Inicio de procedimiento de oficio ante el orden jurisdiccional social.
• Cualquier actuación administrativa con conocimiento formal del sujeto pasivo (la empresa) que conduzca a la comprobación de la infracción.
• Reconocimiento de los hechos constitutivos de la infracción por parte del sujeto responsable.
• Interposición de reclamación o recurso por parte de los afectados o sus representantes.

Es importante señalar que las actuaciones de inspección no pueden dilatarse por más de nueve meses, salvo que la dilación sea imputable a la empresa inspeccionada. Si el procedimiento se paraliza por más de un mes por causa no imputable a la empresa, el plazo de prescripción se reanudará. La interrupción de la prescripción es un aspecto clave, ya que la Inspección puede "reactivar" un caso si detecta indicios de incumplimiento, incluso si el tiempo ha avanzado.

Las consecuencias de las infracciones prescritas… y las no prescritas

Si una infracción prescribe, la Inspección de Trabajo pierde la potestad para sancionar ese hecho concreto, lo que significa que no se impondrá la multa correspondiente. Sin embargo, esto no anula la obligación de cumplir la normativa en el futuro. Por otro lado, si la infracción no prescribe y es detectada, las consecuencias pueden ser significativas. Las multas varían considerablemente según la gravedad de la infracción y la legislación aplicable.

Como hemos visto, las multas por infracciones leves pueden ir hasta los 750 euros, las graves hasta los 7.500 euros y las muy graves pueden superar los 225.000 euros en los casos más extremos. Estas cuantías no solo representan un golpe económico, sino que también pueden acarrear un daño reputacional importante para la empresa. Además, la ITSS puede exigir la regularización de situaciones (por ejemplo, el pago de horas extras no declaradas), lo que puede implicar recargos y sanciones adicionales.

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Excel y papel: Un riesgo que no prescribe (y te expone a multas)

En 2026, seguir gestionando el control horario y las incidencias de RRHH con métodos manuales como hojas de Excel o registros en papel es, más que una opción económica, una invitación al riesgo. La Inspección de Trabajo ha modernizado sus métodos y busca registros fiables, objetivos y con trazabilidad.

• Falta de fiabilidad y trazabilidad: Un Excel es fácilmente manipulable sin dejar rastro auditable. La Inspección puede solicitar el historial de modificaciones del archivo, y si detecta que los registros se crearon o modificaron masivamente en una fecha, la presunción de veracidad se rompe, considerándose falsedad documental.
• Dificultad para demostrar el cumplimiento: Presentar ante la ITSS pilas de papel o archivos de Excel sin un sistema que garantice su integridad y accesibilidad inmediata es un problema. La ley exige que los registros estén a disposición del trabajador, sus representantes y la Inspección de forma ágil.
• Exposición a sanciones agravadas: La manipulación o la falta de trazabilidad en los fichajes se considera un agravante y puede implicar sanciones más elevadas, llegando a ser catalogado como fraude laboral.
• Gestión de la desconexión digital: Con la Inspección cruzando datos de registro horario con la actividad en servidores o apps de mensajería, el riesgo de incumplir el derecho a la desconexión digital aumenta exponencialmente con sistemas manuales.

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