Registro Horario Digital en 2026: Qué Exige la Ley, Qué Revisa Inspección y Cómo Evitar la Sanción
El registro horario es obligatorio desde mayo de 2019. En 2026, la Inspección de Trabajo lo revisa en prácticamente todas las visitas. Conoce qué exige la…
El registro diario de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. Siete años después, muchas empresas siguen sin tenerlo, lo tienen mal hecho o lo usan como adorno que no refleja la jornada real. En 2026, la Inspección de Trabajo lo revisa en la práctica totalidad de sus actuaciones y las sanciones alcanzan los 7.500 euros por trabajador afectado. Sin excepciones por tamaño de empresa.
La obligación legal: qué dice exactamente el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-Ley 8/2019 de 8 de marzo, establece que la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.
El precepto es claro en varios aspectos que siguen generando confusión:
Es para todas las empresas. No hay umbral de tamaño, sector ni tipo de contrato. Una empresa unipersonal con un único trabajador está obligada exactamente igual que una multinacional. Los trabajadores a tiempo parcial, los teletrabajadores, los empleados con horario flexible y los directivos también tienen que registrar la jornada.
Incluye inicio y fin, no solo horas totales. No vale registrar «8 horas trabajadas». Hay que consignar la hora concreta de entrada y la hora concreta de salida. Si hay pausa para comer y no computa como tiempo de trabajo, también debe estar reflejada.
Se conserva durante cuatro años. Los registros deben estar accesibles a los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo durante un período mínimo de cuatro años.
El trabajador tiene acceso. Cualquier trabajador puede solicitar sus registros de jornada y la empresa está obligada a facilitárselos.
El reglamento técnico pendiente: siete años esperando
El RDL 8/2019 preveía que el Gobierno aprobara un reglamento técnico que desarrollara los requisitos concretos del registro de jornada: formatos admitidos, condiciones técnicas de los sistemas digitales, garantías de integridad de los datos y especificaciones para los diferentes colectivos y sectores.
Ese reglamento nunca llegó. Siete años después de la aprobación de la obligación, España sigue sin norma técnica específica sobre el registro horario. Lo que existe es la jurisprudencia acumulada de los tribunales laborales, los criterios de actuación de la Inspección de Trabajo y las sentencias del Tribunal Supremo, que han ido rellenando ese vacío reglamentario.
En 2025 y 2026 se han renovado los anuncios de una norma técnica que regularía el registro horario digital, incorporando requisitos de interoperabilidad, trazabilidad y protección de datos. Pero mientras esa norma no se apruebe, la ley aplicable sigue siendo el artículo 34.9 del ET interpretado por los tribunales.
Qué admiten los tribunales como registro válido en 2026
La jurisprudencia ha establecido criterios bastante claros sobre qué sistemas son válidos y cuáles no. Los elementos que determinan la validez de un sistema de registro:
Fiabilidad e integridad. El registro debe reflejar la jornada real y no puede ser modificable a posteriori sin trazabilidad. Las hojas de Excel que el responsable puede editar libremente no cumplen este requisito. Los sistemas en papel firmados por el trabajador y el responsable los cumplen, aunque con limitaciones prácticas.
Accesibilidad para el trabajador. El trabajador debe poder consultar sus propios registros en cualquier momento, sin necesidad de solicitarlo. Los sistemas que solo muestran el registro al responsable y no al trabajador han sido cuestionados por los tribunales.
Conservación garantizada. Los datos deben estar disponibles cuatro años y no pueden destruirse o perderse por fallos técnicos sin respaldo. Un fichero de Excel en el ordenador del responsable, sin copia de seguridad, no ofrece garantía suficiente.
Desglose por trabajador. Cada trabajador debe tener su propio registro individual. Un registro de «horas colectivas» del departamento no cumple la obligación.
Lo que la ley NO exige (aunque la empresa puede elegirlo): geolocalización, biometría (huella dactilar, reconocimiento facial), firma electrónica avanzada ni ningún sistema tecnológico concreto. Un cuaderno de fichajes en papel, bien llevado y conservado, es legalmente válido. La ventaja de los sistemas digitales es operativa, no un imperativo legal.
Qué comprueba la Inspección de Trabajo cuando visita tu empresa
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) ha incorporado el registro de jornada a sus actuaciones de forma sistemática. No es necesario que haya una denuncia previa: las campañas de control de la jornada y las horas extraordinarias se realizan de oficio.
En una visita relacionada con la jornada, el inspector puede solicitar:
- Los registros de jornada de los últimos cuatro años, individualizados por trabajador.
- Los contratos de trabajo de los empleados a tiempo parcial, para verificar que la jornada registrada coincide con la pactada.
- El convenio colectivo aplicable, para comprobar si la jornada registrada supera los límites pactados.
- Los recibos de salario, para detectar si se pagan horas extraordinarias que no están registradas como tales.
- El sistema o método de registro utilizado, para verificar que cumple los requisitos de fiabilidad e integridad.
Los problemas más habituales que detecta la inspección: registros que siempre muestran la jornada pactada exacta sin ninguna variación (poco creíble); registros que se hacen una vez al mes en lugar de diariamente; sistemas que solo el responsable puede consultar; y ausencia total de registro en empresas de trabajo flexible o teletrabajo.
Sanciones: falta grave que llega a 7.500 euros por trabajador
El incumplimiento de la obligación de registro de jornada está tipificado como infracción grave en el artículo 7 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las sanciones por infracción grave van de 751 a 7.500 euros.
Lo determinante es que la infracción se computa por trabajador afectado, no por empresa. Una empresa con diez trabajadores sin registro correcto puede enfrentarse a hasta 75.000 euros de sanción si el inspector aplica el tramo máximo. Los agravantes que llevan al tramo máximo incluyen la reincidencia, la existencia de intención fraudulenta demostrada y el impacto sobre trabajadores vulnerables (menores de 18 años, trabajadores en situación de exclusión social, etc.).
Además de la sanción económica, si la inspección detecta horas extraordinarias no compensadas ni retribuidas, puede exigir el pago retroactivo de las horas no reconocidas, más recargos del 75 % sobre las cotizaciones a la Seguridad Social generadas por esas horas.
Registro horario y teletrabajo: las especificidades del trabajo a distancia
La Ley 10/2021 de trabajo a distancia refuerza la obligación de registro de jornada para las personas en teletrabajo, añadiendo que el sistema utilizado debe respetar la desconexión digital y no puede implicar vigilancia permanente. Esto descarta los sistemas que obligan al trabajador a estar activo continuamente ante la cámara o a registrar cada movimiento del ratón.
Para el teletrabajo, los sistemas válidos más habituales son las apps de fichaje móvil que el trabajador activa al empezar y al terminar, los sistemas integrados en las plataformas de comunicación corporativa (que registran las conexiones) y los formularios digitales de inicio y fin de jornada. La clave es que el sistema sea robusto, inalterable y accesible para el trabajador.
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