Registro horario digital obligatorio: qué cambia con el nuevo Real Decreto esperado para 2026

El Gobierno tiene previsto aprobar un Real Decreto que reforzará los requisitos del registro horario obligatorio, exigiendo que los sistemas sean digitales, fiables e interoperables con la Inspección de Trabajo. Aunque el texto aún está pendiente de aprobación definitiva, las empresas que ya usan papel o Excel deben planificar la transición. Aquí tienes lo que se sabe hasta ahora.

El contexto: la obligación actual y sus limitaciones

Desde el Real Decreto-ley 8/2019 es obligatorio registrar la jornada de todos los trabajadores. Sin embargo, la ley actual no exige que el sistema sea digital: un registro en papel o en Excel es técnicamente válido, aunque difícil de defender ante la ITSS porque ambos son fácilmente alterables.

Esta ambigüedad ha generado que muchas empresas sigan usando sistemas poco fiables. El nuevo Real Decreto en preparación pretende corregir esto estableciendo requisitos técnicos mínimos para los sistemas de registro.

Qué se espera que incluya el nuevo Real Decreto

Según la información disponible durante el proceso de elaboración de la norma, el futuro Real Decreto podría exigir:

• Sistemas digitales: el registro en papel dejaría de ser admisible para la mayoría de empresas (con posibles excepciones para microempresas durante un período de adaptación)
• Fiabilidad e inalterabilidad: el sistema debe garantizar que los datos no pueden modificarse a posteriori sin dejar rastro auditable
• Interoperabilidad con la ITSS: los datos del registro podrían enviarse de forma estandarizada a la Inspección de Trabajo a través de una API REST, permitiendo controles remotos sin necesidad de visita presencial
• Acceso de los trabajadores: los empleados deben poder consultar su propio registro en tiempo real

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Plazos: cuándo entraría en vigor

La norma ha sufrido varios retrasos (estaba prevista inicialmente para 2025 y luego para principios de 2026). En el momento de redactar este artículo, el texto ha pasado ya por el Consejo de Estado y se espera su publicación en el BOE en otoño de 2026. Una vez publicada, lo habitual es que se fije un plazo de entre 6 y 12 meses para que las empresas adapten sus sistemas.

Qué deben hacer las empresas mientras tanto

No hay que esperar a la norma para actuar. Las empresas que todavía usan papel o Excel tienen dos motivos para pasarse ya a un sistema digital:

1. La ITSS ya considera que los sistemas alterables (papel, Excel) son insuficientes y puede sancionarlos incluso con la normativa actual
2. Cuando llegue el nuevo Real Decreto, las empresas con sistemas digitales ya instalados y rodados no tendrán que hacer prácticamente nada; las que sigan en papel necesitarán migrar en plazos ajustados

Qué buscar en un sistema de registro horario para estar preparado

Busca un sistema que ya garantice: digitalización, trazabilidad (log de cambios), exportación en formatos estándar (CSV, PDF), acceso del empleado a sus propios datos y, si es posible, capacidad de exportación a través de API. HolaJefe ya cumple todos estos requisitos técnicos.

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