Qué Revisa la Inspección de Trabajo en tu Control Horario en 2026

La Inspección de Trabajo revisa en el control horario 8 aspectos concretos en 2026: existencia del registro para todos los trabajadores asalariados, integridad e inmodificabilidad, contenido mínimo (hora exacta entrada/salida/pausas), conservación 4 años, puesta a disposición de trabajadores y representantes, coherencia con las nóminas, coherencia con los contratos y capacidad de exportación telemática rápida.

Cómo funciona una inspección de control horario en 2026

Antes de entrar en el checklist punto por punto, conviene entender cómo se desarrolla una inspección típica en 2026. En más del 70% de los casos, empieza con un requerimiento telemático enviado por sede electrónica que da 10 días naturales para aportar la documentación indicada. El inspector no acude físicamente al centro de trabajo salvo que la documentación levante sospechas o el caso lo requiera.

El requerimiento suele pedir: registros de jornada de todos los trabajadores durante los últimos 4 meses (o 12, según el alcance), contratos vigentes, últimas 3 nóminas de cada trabajador y descripción del sistema usado para el registro. Los 10 días son improrrogables (una prórroga excepcional se pide por escrito y no siempre se concede).

1 · Existencia del registro para todos los trabajadores asalariados

Lo primero que revisa el inspector es que exista un registro diario de todos y cada uno de los trabajadores por cuenta ajena. No vale con tener registro de «los operativos» y no de «los administrativos», ni con tener registro de la oficina y no de los que trabajan desde casa.

Los únicos exentos son los trabajadores autónomos (que no dependen de la empresa), los directivos con contrato de alta dirección (relación laboral especial) y los socios trabajadores en algunos supuestos concretos. Todos los demás asalariados deben tener registro sin excepción.

2 · Integridad e inmodificabilidad de los datos

El registro debe ser inmodificable, o al menos trazable (que se pueda ver quién modificó qué y cuándo, con firma electrónica). Un Excel abierto donde cualquiera puede cambiar horas sin dejar rastro no cumple. Un sistema con hash de integridad y log de cambios sí.

La ITSS suele pedir muestras: «muéstreme los registros del trabajador X del día Y» y comprueba si coinciden con otras fuentes (correos, ubicaciones, testimonios). Si un registro parece «demasiado limpio» o cambia entre solicitudes, el inspector entiende que se ha manipulado.

3 · Contenido mínimo del registro

Cada registro diario debe contener como mínimo: identificación del trabajador (nombre, DNI o ID interno), fecha, hora de entrada al minuto exacto, hora de salida al minuto exacto, pausas registradas cuando el convenio o el horario las prevé. No sirve «horario de 9 a 17» genérico: debe ser la hora real de cada día.

Adicionalmente se valoran positivamente: firma o validación electrónica del trabajador, geolocalización opcional (solo en el momento del fichaje, no seguimiento continuo) y observaciones (por ejemplo, motivo de una entrada retrasada).

4 · Conservación durante 4 años

La empresa debe poder exhibir los registros de los últimos 4 años. No solo del mes en curso. Si el sistema borra automáticamente registros antiguos o si un servidor cae y se pierden datos históricos, es infracción grave.

Un sistema en la nube resuelve este punto automáticamente con copias de seguridad diarias. Un sistema local requiere un protocolo de backups y verificación periódica.

5 · Puesta a disposición de trabajadores y representantes

Cada trabajador debe poder consultar sus propios registros cuando quiera. Los representantes de los trabajadores (delegados de personal, comité de empresa) también tienen derecho a consultar los datos agregados y los individuales cuando lo pidan formalmente.

Si un trabajador pide sus registros por escrito y la empresa no los facilita en plazo razonable (habitualmente 5-10 días), es infracción sancionable. Además, este tipo de negativas suelen ser el origen de las denuncias que después provocan inspecciones.

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6 · Coherencia con las nóminas

Este es un cruce muy potente que la ITSS realiza sistemáticamente. Si los registros muestran que un trabajador hizo 200 horas en un mes pero la nómina solo refleja pago por 160 horas ordinarias, hay una diferencia de 40 horas extra que deberían aparecer pagadas o compensadas.

Si no aparecen, la infracción es doble: por incumplimiento de pago de horas extra y por falta de coherencia entre registro y nómina. Ambas son graves y las multas se acumulan por trabajador afectado.

7 · Coherencia con los contratos

El registro debe coincidir con el contrato. Si el contrato dice jornada completa de 40 horas semanales y los registros muestran sistemáticamente 25 horas, la ITSS puede recalificar la relación como a tiempo parcial (con implicaciones fiscales, de cotización y de despido).

Al revés también: si el contrato dice 20 horas parciales pero los registros muestran 40, hay un fraude a la contratación a tiempo parcial que la ITSS sanciona con especial severidad.

8 · Capacidad de exportación telemática rápida

Con la inspección telemática, la ITSS espera que la empresa pueda enviar la documentación en formato electrónico dentro de los 10 días. Los formatos aceptados son PDF firmado, Excel/CSV y XML. Envíos en papel o formatos raros generan retraso y dan mala impresión al inspector.

Un software moderno exporta todos los registros filtrados por trabajador, fecha y tipo en menos de 5 minutos. Un sistema manual puede requerir días de trabajo administrativo.

Consecuencias prácticas del incumplimiento

Fallar en uno solo de estos 8 puntos abre una infracción sancionable. Fallar en varios acumula multas por trabajador afectado. Con la nueva LISOS 2026, las cuantías van de 751 € (leve mínima) a 187.515 € (grave máxima), con algunos supuestos escalando a muy grave y hasta 1.000.000 €. Para el contexto completo ver nuestra guía sobre 10 sanciones nuevas LISOS 2026.

Auditate tú antes: hoja de comprobación en 8 pasos

Antes de que llegue la ITSS, haz esta autocomprobación:

1. ¿Existe registro diario para el 100% de mis trabajadores asalariados? (Sí/No)
2. ¿Es inmodificable o trazable? (Sí/No)
3. ¿Contiene entrada, salida y pausas al minuto exacto? (Sí/No)
4. ¿Conservo los últimos 4 años sin lagunas? (Sí/No)
5. ¿Puede el trabajador ver sus propios registros? (Sí/No)
6. ¿Coinciden los registros con las nóminas del mismo periodo? (Sí/No)
7. ¿Coinciden los registros con la jornada del contrato? (Sí/No)
8. ¿Puedo exportar todos los registros filtrados en menos de 24 horas? (Sí/No)

Cualquier «No» es un frente a corregir ya, antes de que se convierta en una multa.

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